Tim warehouse sering jadi ujung tombak operasional, tapi juga jadi kambing hitam kalau ada masalah di toko.
Misalnya nih: produk laris, tiba-tiba kosong di rak. Yang disalahin? Warehouse.
Katanya telat kirim lah, nggak responsif lah, padahal… tim sales nggak ngasih info jelas kapan promo jalan atau berapa estimasi kebutuhan. Mereka taunya barang harus ada, titik.
Di lapangan, tim warehouse harus jungkir balik atur space, atur kiriman, sambil jagain barang biar nggak rusak atau expired. Tapi giliran OOS (out of stock), warehouse yang ditodong jawabannya.
Padahal siapa yang ngatur promo? Siapa yang kadang kasih PO mepet H-1 tapi ekspektasinya barang langsung nyampe? Ya, tim sales.
Masalah kekurangan stok, overstock, atau barang expired itu bukan karena gudang nggak kerja.
Seringkali karena perencanaan di depan yang nggak rapi dan semua serba mendadak. Nah, biar kerja di gudang nggak terus-terusan jadi “pemadam kebakaran”, kita perlu strategi yang bantu jaga stok tetap ideal.
Salah satu cara yang paling masuk akal? Ya pakai pendekatan MIN MAX.
Apa Itu Strategi MIN MAX?
MIN MAX itu bukan alat ajaib, tapi kalau dijalankan dengan benar, bisa jadi tameng utama buat tim warehouse dari ketidakjelasan perencanaan tim sales.
Begini gampangnya:
- MIN: Batas stok minimal. Kalau sudah menyentuh angka ini, berarti saatnya mulai restock. Jadi gudang nggak panik tiba-tiba disuruh kirim barang yang stoknya udah nggak ada.
- MAX: Batas maksimal stok. Ini penting biar gudang nggak jadi tempat penumpukan barang promo yang belum tentu jalan.
Sering kejadian: tim sales minta barang dikirim dalam jumlah besar karena katanya “mau promo”. Eh pas dicek di toko, promo-nya malah nggak jalan, barang numpuk, dan akhirnya gudang yang kena omel karena overstock.
Kalau MIN MAX dihitung dan disepakati sejak awal, warehouse bisa kerja lebih tertata:
- Kirim barang sesuai ritme perputaran
- Jaga space gudang tetap optimal
- Hindari risiko barang rusak karena kelamaan ngendon
Tapi jangan salah, angka MIN MAX ini juga nggak bisa asal tembak, dan apalagi disuruh ngitung dadakan cuma karena “besok promo jalan”. Harus dilihat dari:
- Data penjualan sebelumnya
- Waktu pengiriman dari DC
- Ketersediaan space gudang
- Musim penjualan dan tren permintaan
- Dan tentunya… info yang HARUSNYA datang dari tim sales jauh-jauh hari
Kalau semua tim jalan bareng, warehouse bisa perform maksimal. Tapi kalau sales cuma nuntut tanpa data, ya gudang yang berantakan duluan.
Penyebab Umum Lost Sales dan Dampaknya ke Tim Warehouse
Kalau rak kosong dan barang nggak ada di toko, siapa yang pertama ditelpon?
Yup. Tim warehouse.
Sales bilang, “Kok barangnya nggak ready? Toko komplain nih.”
Padahal warehouse udah kerja sesuai jadwal, bahkan kadang lembur. Tapi karena PO datang mepet, stok buffer nggak disiapin, atau promo diumumin H-1, ya wajar kalau akhirnya telat kirim.
Dan lucunya, waktu sales dapet kabar barang laku keras, mereka bilang, “Kita hebat ya, barang kita dicari.”
Tapi waktu barangnya kosong, warehouse yang salah.
Padahal kalau ditarik ke belakang, penyebab lost sales seringkali karena miskom dari tim depan:
- Promo dadakan: Barang belum sempat disiapkan karena PO masuk terlalu dekat dengan waktu eksekusi.
- Forecast asal-asalan: Sales cuma ngira-ngira kebutuhan toko, tapi nggak berdasar data.
- Nggak koordinasi: Tiba-tiba ada launching atau bundling, tapi warehouse baru tahu pas loading.
Efeknya ke warehouse? Banyak.
- Barang harus disiapkan kilat, bikin tim kejar-kejaran waktu.
- Risiko salah picking meningkat karena tekanan kirim cepat.
- Jadwal kirim jadi kacau, satu telat bisa ngefek ke kiriman lain.
- Bahkan, kalau barang numpuk di toko dan balik ke gudang lagi, warehouse yang harus urus retur-nya.
Warehouse itu bukan pusat sihir. Bukan juga tempat sulap yang bisa ngeluarin barang seketika.
Butuh perencanaan, jeda waktu, dan info yang akurat buat jalankan semua proses dengan aman.
Kalau mau lost sales ditekan, semua pihak terutama sales harus mulai sadar bahwa info ke warehouse itu kunci.
Bukan minta barang “secepatnya” atau “pokoknya kirim aja sekarang”.
Jadi, lost sales itu bukan cuma soal “barang nggak ada”. Tapi soal rantai informasi yang putus dan ekspektasi yang nggak realistis ke tim gudang.
Kalau warehouse dikasih ruang buat rencanakan, dikasih data dari awal, dan dijadikan partner sejak awal, hasilnya beda.
Barang jalan tepat waktu, rak terisi, dan semua pihak bisa kerja lebih tenang.
Cara Hitung MIN MAX yang Efektif
MIN MAX itu bukan asal nulis angka di Excel lalu dianggap “aman”.
Kalau mau warehouse bisa kerja rapi dan efisien, angka MIN MAX harus dihitung dengan benar dan realistis. Karena kalau salah perhitungan, warehouse bisa kena dua sisi sekaligus:
- Kekurangan stok (OOS) karena MIN-nya terlalu rendah
- Overstock parah karena MAX-nya kelewat tinggi dan space jadi sempit
Masalahnya, banyak angka MIN MAX yang selama ini “dititipkan” ke warehouse, tapi nggak jelas hitungannya darimana.
Kadang cuma asal comot dari promo bulan lalu. Kadang malah dari feeling tim sales yang bilang, “Kayaknya segini cukup deh.”
Padahal warehouse itu butuh kepastian, bukan tebakan.
Jadi, gimana sih cara hitung MIN MAX yang benar?
Berikut beberapa komponen penting yang wajib dilibatkan (dan seharusnya jadi tanggung jawab bersama, bukan cuma dilempar ke gudang):
1. Velocity (Kecepatan Perputaran Barang)
Barang A mungkin bisa habis dalam 3 hari, tapi barang B bisa diam 2 minggu.
Kalau semua disamaratakan, warehouse bisa salah simpan prioritas.
Data penjualan historis harus dikasih ke warehouse secara rutin, supaya bisa tau:
“Barang ini biasanya keluar 100 pcs/minggu, berarti MIN kita segitu minimal.”
2. Lead Time dari Distributor/DC
Kadang warehouse udah minta reorder, tapi barang nyampe 5 hari lagi. Kalau lead time-nya lama, ya MIN harus lebih tinggi.
Tapi info lead time ini sering nggak disampaikan sales ke warehouse yang penting, “pokoknya barang harus ready.”
3. Hari Kerja Efektif & Jadwal Pengiriman
Kalau toko cuma bisa terima barang hari tertentu, atau gudang off di akhir pekan, ini juga ngaruh.
MIN MAX harus disesuaikan sama kalender operasional. Bukan cuma berdasarkan “volume”, tapi juga “kapan bisa kirim”.
4. Promo, Event, dan Musim
Barang bisa lari kencang waktu Lebaran, Natal, atau promo besar. Kalau info promo nggak dikasih lebih awal ke warehouse, ya angka MIN MAX yang sekarang jadi nggak relevan.
Makanya, warehouse butuh calendar promo H-2 bulan, bukan H-2 hari.
Biar stok bisa direncanakan dengan benar, bukan asal minta “rush delivery”.
5. Kapasitas Gudang dan Kendala Fisik
Warehouse itu bukan balon karet. Kadang space udah sempit, tapi masih diminta masukin stok besar karena “takut kehabisan pas promo”.
Kalau space nggak cukup, akhirnya barang ditumpuk asal-asalan, dan risikonya? Salah kirim, rusak, atau malah barang hilang di antara tumpukan.
Kesimpulannya:
Perhitungan MIN MAX bukan kerjaan tunggal tim warehouse. Tapi warehouse butuh data dan informasi dari tim sales & demand planner untuk jalanin itu dengan benar.
Kalau semua pihak koordinasi dari awal, warehouse bisa kerja lebih presisi:
- Barang masuk sesuai waktu
- Kiriman keluar sesuai kebutuhan
- Tidak overload dan tidak OOS
Tapi kalau masih pakai sistem: “udah kirim aja dulu, nanti dipikirin belakangan”, jangan heran kalau warehouse terus-terusan harus kerja ekstra buat nutupin lubang perencanaan dari depan.
Tantangan Implementasi MIN MAX di Modern Trade
Di atas kertas, strategi MIN MAX kelihatan rapi dan ideal. Tapi begitu turun ke lapangan apalagi di dunia modern trade yang serba cepat dan penuh deadline, implementasinya sering jauh dari mulus.
Warehouse bisa aja udah nyiapin stok sesuai forecast. Tapi kalau tim sales atau buyer tiba-tiba ubah rencana, warehouse juga yang harus putar otak dan otot.
Masalah utama?
MIN MAX jarang disinkronkan dengan realita di lapangan.
Berikut beberapa kondisi yang sering bikin implementasi MIN MAX jadi kacau (dan siapa yang kena dampaknya? Ya, lagi-lagi warehouse):
1. Promo Jalan, Tapi Tanpa Pemberitahuan
Di modern trade, promo sering diminta jalan sesuai kalender nasional. Tapi…
- Info promo baru dikasih mepet
- PO masuknya telat
- Ekspektasi display besar-besaran
Warehouse dipaksa “sulap” barang dalam waktu singkat. Kalau barang belum ready? Disalahin. Padahal MIN MAX yang sudah dihitung nggak bisa ngikutin perubahan dadakan ini.
2. Sales Janji ke Buyer Tanpa Koordinasi
Sales kadang terlalu semangat jaga hubungan dengan buyer, sampai bilang: “Tenang, barang ready minggu depan.”
Padahal gudang belum ada stok, atau bahkan belum dapat info akan ada kebutuhan itu. Akhirnya warehouse dikejar-kejar buat penuhi janji yang bukan mereka buat.
3. Overpressure dari Account Modern Trade
Beberapa account besar minta pengiriman sesuai kuota, tapi juga ngasih batasan stok maksimal.
Kalau barang dikirim terlalu banyak: overstock, kena warning. Kalau kekurangan: kena tegur karena dianggap gagal eksekusi.
Warehouse harus jalan di antara dua tekanan ini tanpa dikasih ruang komunikasi yang jelas.
4. Tidak Ada Kalender Promo Terpusat
Kalau warehouse tahu promo datang 2 bulan sebelumnya, perencanaan MIN MAX bisa disesuaikan.
Tapi sayangnya, info penting ini sering disimpan di tim sales atau trade marketing.
Warehouse cuma tahu setelah PO datang itu pun kadang PO-nya pending karena approval molor.
5. Perubahan Permintaan yang Tidak Diantisipasi
Contoh: tiba-tiba produk viral di media sosial, penjualan naik drastis. Tim sales panik, warehouse disuruh kirim secepatnya.
Tapi karena nggak ada review berkala terhadap MIN, warehouse nggak punya stok buffer. Dan tetap, yang dimarahin… warehouse.
Intinya?
Warehouse kerja berdasarkan data dan kapasitas. Tapi sering kali mereka dipaksa adaptasi dengan keputusan di luar kendali mereka.
Sementara tim yang ngambil keputusan jarang turun langsung lihat kondisi gudang yang sesak, antrian truk yang panjang, atau tim picking yang kerja shift tambahan demi ngejar target.
Kalau implementasi MIN MAX mau jalan sukses di modern trade, semua pihak harus mulai menghargai peran warehouse bukan sebagai tukang angkut, tapi sebagai pengelola logistik yang butuh info dan waktu untuk eksekusi dengan rapi.
Karena kalau warehouse terus dijadikan peredam dari kesalahan perencanaan, cepat atau lambat sistem akan jebol dan ketika itu terjadi, bukan cuma gudang yang kena, tapi brand image dan loyalitas konsumen juga ikut jatuh.
Manfaat Strategi MIN MAX Bagi Bisnis FMCG
Banyak perusahaan FMCG yang sadar pentingnya MIN MAX, tapi cuma sebagian yang benar-benar berhasil menjalankannya dengan efektif.
Kenapa? Karena sebagian besar masih menganggap warehouse sebagai pihak pelaksana, bukan mitra perencana.
Padahal kalau strategi MIN MAX dijalankan dengan benar dan melibatkan warehouse sejak awal, bukan cuma gudang yang terbantu, seluruh bisnis juga ikut stabil dan berkembang.
Berikut manfaat nyata dari implementasi MIN MAX yang terkoordinasi dan realistis:
1. Menjaga Ketersediaan Produk Saat Dibutuhkan
Dengan MIN yang dihitung berdasarkan velocity dan lead time, barang tidak pernah benar-benar kosong di rak.
Warehouse tahu kapan harus replenishment, dan semua pergerakan barang bisa disiapkan dengan waktu yang cukup.
Artinya? Shopper puas. Toko happy. Dan yang paling penting, gak ada yang nyalahin gudang lagi.
2. Menghindari Overstock dan Biaya Penyimpanan yang Tidak Perlu
Kalau MAX ditentukan dengan benar, barang nggak akan numpuk sampai melebihi kapasitas gudang.
Warehouse gak perlu lagi main tetris buat muat barang di ruang yang makin sempit.
Dan perusahaan juga nggak perlu keluar biaya tambahan buat sewa space baru atau diskon besar-besaran karena barang mendekati expired.
3. Efisiensi Operasional Meningkat
Warehouse bisa kerja dengan lebih tenang dan terencana.
- Picking lebih akurat
- Jadwal pengiriman bisa diatur dengan efisien
- Tim gudang nggak harus lembur tiap minggu karena “tiba-tiba promo”
Dan ini bukan cuma soal kenyamanan tim warehouse. Efisiensi ini berdampak langsung ke profit perusahaan.
4. Kepercayaan Retailer Naik
Toko atau account akan percaya penuh ke brand yang bisa jaga komitmen supply.
Dengan MIN MAX yang stabil dan tepat waktu, brand akan terlihat profesional dan reliable di mata modern trade.
Dan siapa yang bikin semua itu bisa jalan? Ya, tim warehouse, asal mereka dikasih informasi dan kesempatan untuk ikut merencanakan.
5. Sales Bisa Fokus Jualan, Bukan Urus Kekacauan
Ironisnya, kalau sales mau berbagi info dari awal dan bukan cuma kasih tekanan dadakan ke warehouse, mereka sendiri yang akan merasakan manfaat paling besar.
Dengan stok yang stabil dan pengiriman yang rapi, sales bisa fokus pada selling, bukan repot klarifikasi barang kosong, retur, atau negosiasi karena telat kirim.
Tapi semua itu baru bisa tercapai kalau strategi MIN MAX dibuat bareng-bareng, bukan sepihak.
Kesimpulan dan Rekomendasi
Warehouse itu bukan tempat sihir. Bukan juga divisi super yang bisa ubah kondisi logistik dalam semalam cuma karena PO “mendadak banget tapi urgent”.
Tapi selama ini, kenyataannya warehouse selalu jadi ujung tombak yang paling sering diminta “cepat, tepat, dan siap kapan aja”, walau info datangnya telat, forecast-nya asal, dan promo sering diumumkan H-1.
Strategi MIN MAX sebenarnya bisa jadi solusi buat keluar dari siklus kerja darurat ini.
Tapi hanya akan berhasil kalau dijalankan dengan pendekatan yang adil, kolaboratif, dan data-driven.
Kalau hari ini warehouse masih kerja sebagai “pemadam kebakaran”, itu tandanya bukan warehouse yang salah tapi sistem yang nggak adil dan nggak saling dukung.
Sudah saatnya warehouse diberi suara, diberi data, dan diberi kepercayaan.
Karena ketika MIN MAX dikelola bersama, bukan hanya barang yang mengalir lancar, tapi juga hubungan antar tim yang jadi lebih sehat dan produktif.
Leave a Reply