Cara Efektif Mengatasi Selisih Inventory Antara Sistem dan Stok Aktual

Selisih inventory merupakan masalah umum yang sering dihadapi oleh perusahaan dalam operasional pergudangan.

Selisih terjadi ketika sejumlah barang yang tercatat dalam sistem tidak sesuai dengan jumlah barang yang sebenarnya ada digudang.

Masalah ini bisa berdampak negatif pada berbagai aspek bisnis, seperti penundaan pengiriman, kelebihan atau kekurangan stok, hingga kerugian finansial.

Mengatasi selisih dengan cepat dan efektif sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional.

Penyebab Umum Terjadinya Selisih Inventory

Penyebab inventory dapat disebabkan oleh beberapa faktor, diantaranya:

• Kesalahan input data di sistem: Human eror saat memasukkan data stok ke dalam sistim dapat menjadi penyebab utama selisih.
• Kehilangan barang (pencurian atau kerusakan): Barang yang hilang atau rusak, baik karena pencurian, penanganan yang buruk, atau faktor lingkungan juga bisa menyebabkan ketidaksesuaian antara data di sistem dan stok aktual.
• Kesalahan perhitungan stok fisik: Kesalahan saat menghitung barang di gudang, terutama saat melakukan stock take, dapat mengakibatkan selisih.
• Kesalahan proses pengiriman dan penerimaan barang: Pengiriman barang yang tidak sesuai dengan faktur atau penerimaan yang tidak dicatat dengan benar bisa menyebabkan perbedaan jumlah stok.
• Penyimpanan yang tidak tepat: Penyimpanan yang buruk misalnya barang yang tidak diletakkan di rak penyimpanan yang benar, juga bisa memicu kesalahan pencatatan.

Langkah Pertama: Melakukan Audit Inventory

Langkah pertama dalam mengatasi selisih inventory adalah melakukan audit stok secara berkala. Audit membantu untuk memastikan data sistem sesuai dengan kondisi stok fisik.

• Pentingnya audit inventory berkala: Audit harus dilakukan secara rutin, baik harian, mingguan, maupun bulanan, tertantung volume pergerakan barang digudang.
• Cara melakukan audit yang efektif: Audit bisa dilakukan dengan menghitung semua barang secara manual, memeriksa catatan penerimaan dan pengiriman barang, serta membandingkan hasil audit dengan data sistem.
• Mencatat selisih: Jika ditemukan perbedaan, penting untuk mencatat detail selisih tersebut untuk dianalisis lebih lanjut.

Lankah Kedua: Identifikasi Akar Masalah Selisih

Setelah audit selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi penyebab selisih inventory.

• Analisis proses operasional: Teliti seluruh proses pengelolaan stok, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengeluaran barang.
• Pemeriksaan data historis: periksa kembali data sistem selama periode tertentu untuk melihat apakah ada tren atau pola yang konsistem dalam selisih inventory.
• Wawancara dengan tim gudang: Komunikasi dengan tim operasional untuk memahami apakah ada kendala atau ketidaksesuaian dalam prosedur yang dijalankan sehari-hari.

Langkah Ketiga: Perbaikan dan Penyesuaian Sistem

Jika akar masalah telah ditemukan, lakukan perbaikan dan penyesuaian pada sistem dan prosedur operasional.

• Menyinkronkan sistem dengan realitas: Pastikan data sistem selalu diperbarui dengan hasil audit. Koreksi catatan yang salah dan perbarui jumlah stok sebenarnya.
• Pembaruan dan penyesuaidan data: Periksa apakah ada kesalahan input yang perlu diperbaiki dan pastikan data inventory secara real-time.
• Penggunaan teknologi: Implementasi teknologi seperti barcode scanning atau RFID dapat membantu mengurangi kesalahan input manual dan mempercepat proses pencatatan.

Langkah Keempat: Penerapan Prosedur Kerja Yang Lebih Baik

Prosedur kerja yang tepat dan konsisten sangat penting untuk mencegah terjadinya selisih dimasa mendatang.

• Implementasi SOP pengelolaan stok: Buatlah prosedur standar operasional prosedur (SOP) yang jelas dam mudah diikuti oleh semua karyawan gudang.
• Pelatihan karyawan: Buatlah pelatihan yang memadai tentang pengelolaan stok dan penggunaan sistem inventory kepada seluruh tim.
• Penerapan pengawasan ketat: Pastikan ada pangawasan ketat dalam setiap proses di gudang untuk memastikan prosedur berjalan sesuai dengan SOP.

Langkah Kelima: Penggunaan Sistem Inventory Yang Terintegrasi

Menggunakan sistem manajemen inventory yang terintegrasi dapat sangat membantu dalam mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi pengelolaan stok.

• Manfaat sistem WMS: Sistem manajemen gudang (WMS) membantu dalam melacak pergerakan barang secara real-time, sehingga meminimalkan potensi terjadinya selisih.
• Integrasi dengan ERP: Integrasi WMS dengan sistem ERP membantu menghubungkan data stok dengan berbagai departemen seperti penjualan, pembelian, dan keuangan.
• Pemantauan real-time: Dengan pemantauan stok secara real-time, perusahaan dapat lebih cepat mendeteksi dan menangani selisih inventory.

Lanakh Keenam: Mencegah Selisih Inventory di Masa Depan

Setelah selisih inventory diatasi, penting untuk menerapkan strategi pencegahan agar masalah yang sama tidak terulang.

• Strategi pencegahan selisih: misalnya, membuat check-in dan check-out stok yang lebih ketat dan memastikan setiap perubahan data stok segera diperbarui.
• Inspeksi dan pemeliharaan rutin: Melakukan inspeksi barang secara berkala, serta menjaga kondisi gudang agar tetap terorganisir.
• Pengawasan ketat: Mengawasi alur masuk dan keluar barang untuk memastikan semuanya tercatat dengan benar.

Pentingnya Kolaborasi Tim Dalam Menyelesaikan Masalah Selisih Inventory

Kolaborasi antara berbagai tim dalam perusahaan, terutama tim gudng dan tim IT, sangat penting dalam menyelesaikan masalah selisih inventory.

• Kolaborasi antara tim gudang dan IT: Tim gudang yang bertanggungjawab atas stok fisik dan tim IT yang mengelola sistem inventory harus bekerjasama untuk mengatasi masalah dengan cepat dan efektif.
• Peran manajemen: Manajemen juga harus aktif memantau perkembangan dalam penyelesaian masalah dan memberikan dukungan yang diperlukan.